Sistem Informasi Haji Terpadu (Siskohat) telah menjadi tulang punggung pengelolaan data ibadah haji selama lebih dari dua dekade. Dikembangkan oleh Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah, Siskohat berperan vital dalam memastikan kelancaran penyelenggaraan ibadah haji, mulai dari keberangkatan hingga kepulangan jemaah ke tanah air. Sistem ini mampu mengolah dan menampilkan berbagai data penting jemaah, mulai dari data pribadi hingga detail perjalanan mereka.
Dwi Kumala Mursyid, Kasie Data dan Sistem Informasi Haji Terpadu Daker Madinah, menjelaskan pentingnya Siskohat dalam operasional haji. Ia menekankan peran sistem ini dalam memantau pergerakan jemaah secara real-time.
1. Mencatat Perjalanan Jemaah Haji: Dari Tanah Air hingga Kembali
Siskohat mencatat seluruh perjalanan jemaah haji secara rinci. Mulai dari embarkasi di Indonesia, perjalanan ke Madinah dan Makkah, hingga rangkaian ibadah di Arafah, Muzdalifah, Mina, kembali ke Makkah, Jeddah, dan akhirnya pulang ke Indonesia.
Data tersebut tersedia lengkap untuk gelombang pertama dan kedua. Sistem ini memungkinkan pemantauan pergerakan jemaah secara real-time berkat integrasi data yang baik.
2. Pengumpulan dan Pengelolaan Data Jemaah yang Terintegrasi
Proses pengumpulan data dimulai dari Subdirektorat Transportasi Udara yang menyusun jadwal penerbangan. Jadwal ini kemudian digunakan petugas embarkasi untuk membuat manifest kloter.
Ada 13 embarkasi yang membuat manifest berdasarkan jadwal penerbangan. Manifest ini menjadi acuan utama operasional haji.
Seluruh maskapai penerbangan yang melayani jemaah haji terintegrasi dengan Siskohat. Tahun ini, tiga maskapai telah terhubung penuh dengan sistem, sehingga mereka dapat mengakses manifes dan menerbitkan tiket.
Data manifes juga digunakan PPIH di Arab Saudi. Data ini menjadi acuan pergerakan jemaah di berbagai titik layanan.
3. Pemantauan dan Tim Pendukung di Lapangan
Untuk memantau perpindahan jemaah antar kota suci, Siskohat menyebarkan petugas di berbagai sektor. Di setiap sektor di Madinah dan Makkah terdapat dua petugas.
Tiga petugas tambahan ditempatkan di pos komando (dakar), dan petugas penerimaan di bandara. Total sekitar 40 personel bertugas di Arab Saudi.
Petugas ini melaporkan pergerakan jemaah. Mereka memastikan data keberangkatan dan kedatangan jemaah tercatat dengan akurat.
4. Akses Informasi Publik untuk Jemaah dan Keluarga
Aplikasi Satu Haji (sebelumnya Haji Pintar) memberikan informasi lengkap kepada jemaah dan keluarga. Informasi meliputi lokasi hotel, nomor kamar, dan informasi akomodasi lainnya.
Aplikasi Kawal Haji memungkinkan masyarakat untuk mengadukan masalah atau mencari informasi. Informasi ini juga tersedia di dashboard publik.
Dashboard publik menampilkan data keberangkatan, kedatangan, jemaah wafat, perawatan, dan peta pergerakan jemaah. Informasi ini dapat diakses oleh siapa saja.
5. Integrasi Data Berdasarkan Sistem Syarikat
Penyelenggaraan haji tahun ini menggunakan sistem syarikat. Siskohat mengikuti struktur dan data yang telah ditentukan syarikat.
Penentuan kloter dan pemrosesan visa dilakukan oleh subdirektorat terkait. Siskohat menyimpan dan menampilkan data yang telah dibentuk.
Informasi seperti nama syarikat dan maktab jemaah ditampilkan di aplikasi Satu Haji. Informasi ini juga ada di dashboard publik.
6. Tantangan dan Kendala Siskohat
Meskipun sistem sudah matang, Siskohat masih menghadapi tantangan. Salah satunya adalah pengelompokan jemaah berdasarkan syarikat.
Satu kloter bisa terdiri dari jemaah beberapa syarikat berbeda. Hal ini menyulitkan pengelolaan data secara cepat dan seragam.
Proses sinkronisasi data memerlukan perhatian ekstra. Perhatian lebih dibutuhkan saat mendekati keberangkatan atau penempatan di Arab Saudi.
Secara keseluruhan, Siskohat memainkan peran krusial dalam kelancaran penyelenggaraan ibadah haji. Meskipun terdapat tantangan, sistem ini terus dikembangkan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi data, menjamin pelayanan terbaik bagi jemaah haji Indonesia.
